Nama Jabatan : Kepala Tata
Usaha (KTU) / Kepala Administrasi (Kasie)
Golongan : -
Departemen/Divisi : Engineering/Operations
Lokasi Kerja : Kantor administrasi dan pabrik
Atasan Langsung : Factory Manager
Rekan Sederajat : Asisten, Asisten Kepala.
Bawahan langsung : Kerani Pembukuan, Kasir, Adm.
Gudang, Kerani Personalia, Kasie.
Hubungan Kerja : (selain dengan atasan langsung)
Kedalam (Intern & Antar Dept) : Antar Departemen
Keluar: Muspika, Bank, Supplier.
URAIAN JABATAN
U m u m
Mengelola semua kegiatan administrasi dan keuangan dalam lingkungan pabrik
untuk mendapatkan data yang benar dan akurat sehingga menghasilkan laporan dan
informasi yang tepat waktu, relevan dan konsisten sebagai alat pengendalian,
pengamanan aset dan sumber daya serta pengambilan keputusan.
Tugas-tugas Pokok
Perencanaan
Merencanakan persiapan kegiatan pekerjaannya sedemikian rupa sehingga
penerimaan data, laporan dan informasi dari seluruh bagian terkordinasi dengan
baik dan cepat untuk menghasilkan laporan yang tepat waktu dan relevan.
Koordinasi
1. Koordinasi dengan
Askep dan Asisten dalam administrasi dan rencana penyusunan anggaran tahunan
pabrik.
2. Koordinasi dengan
departemen terkait lainnya untuk logistik dan dana.
Pelaksanaan.
1. Melaksanakan semua
sistem dan prosedur administrasi keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
di lingkungan perusahaan.
2. Melaksanakan
pemeriksaan rutin ke kantor gudang, bengkel, kamar mesin dan laboratorium,
untuk memastikan bahwa pencatatan dan pelaporan data serta informasi mengenai
produksi, tenaga kerja, persediaan dan pemakaiaan bahan dan alat-alat, semua
surat/dokumen dan bukti transaksi telah diadministrasikan dengan baik dan benar
sesuai prosedur yang berlaku.
3. Menyusun dan
menyiapkan laporan bulanan yang mencakup :
– Laporan Permintaan Dana
Operasional.
– Laporan Pertanggungjawaban
Dana.
– Laporan Outstanding PP/PO.
– Laporan Rekonsiliasi Bank.
– Laporan Rekening Koran antar
Kebun/Pabrik.
– Laporan Keuangan dan
Management.
Pengawasan
1. Mengawasi penerimaan
dan pengeluaran uang, barang dan aktiva lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku
dalam rangka kegiatan perusahaan.
2. Mengawasi agar semua
laporan harian, berkala dan insidentil telah disusun sesuai dengan ketentuan
yang berlaku dan disampaikan sesuai jangka waktu yang telah ditetapkan.
3. Mengawasi semua data
dan informasi yang diperoleh dan telah dicatat dengan cara yang benar dan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Penyampaian
1. Menyampaikan kepada
Factory Manager hal-hal atau pekerjaan yang diperkirakan akan mengakibatkan
biaya melebihi anggaran.
2. Menyampaikan hasil
evaluasi prestasi bawahan kepada atasan.
Menerima
1. Menerima dan
menyampaikan berita via Ratel/SSB dari dan kepada yang berkepentingan.
2. Menerima laporan
Produksi dari asisten laboratorium.
3. Menerima laporan
bulanan Maintenance dari Asisten Maintenance (Mechanical & Electrical)
mengenai kondisi dan pemakaian mesin-mesin utama Pabrik dan mesin pendukung
Pabrik.
4. Menerima Rencana Kerja
Bulanan dari seluruh Asisten Pabrik.
5. Menerima barang-barang
yang dikirim oleh Kantor Perwakilan, Supplier, Kebun dan Pabrik lainnya.
6. Uang (dana remise)
dari Bank.
7. Menerima instruksi dan
ketetapan dari Factory Manager yang berhubungan dengan pekerjaan administrasi.
Mengusulkan
1. Mengusulkan
perbaikan/penyempurnaan prosedur administrasi.
2. Mengusulkan pelatihan,
pengembangan, mutasi, promosi dan jumlah kompensasi seluruh bawahannya.
3. Mengusulkan
penjualan/penghapusan atas aktiva perusahaan yang tidak bermanfaat
lagi/kadaluwarsa.
Evaluasi
1. Mengevaluasi atas
segala dokumen Pabrik sebelum ditandatangani oleh Factory Manager.
2. Mengevaluasi semua
kebenaran dan kewajaran data, informasi dan laporan yang diterima.
Menandatangani
1. Menandatangani surat
pengantar/pengiriman barang.
2. Menandatangani cek dan
giro bersama penerima kuasa lainnya.
3. Menandatangani Surat
Perintah Kerja Lembur karyawan bawahannya.
4. Menandatangani Surat
Pengantar CPO/Kernel serta surat izin masuk/keluar Pabrik bilamana ada
otorisasi dari Manager Pabrik.
Tanggung Jawab
1. Bertanggungjawab atas
ketetapan dan keakuratan pelaporan yang dibuatnya.
2. Bertanggungjawab atas
pelaksanaan segala sistem dan prosedur yang berlaku.
Wewenang
Memutuskan Sendiri
1. Menegur dan
mengeluarkan Surat Peringatan kepada bawahannya.
2. Mengatur kegiatan
harian mess dan penempatan tamu di mess.
3. Mengelola belanja dan
kebutuhan harian untuk mess.
4. Menyetujui/menolak
biaya pertanggungjawaban perjalanan dinas bawahan.
Persetujuan Atasan
1. Menetapkan penerimaan,
promosi dan mutasi bawahannya.
2. Melakukan pembelian
lokal
Hubungan Antar
Departemen
Membina kerjasama yang baik dengan HRD, Kebun, Transportir, Commercial,
Accounting, Budget, Perwakilan, Riset, CCD dan D&L.
Kriteria Keberhasilan
Kebenaran, kewajaran dan ketetapan jadwal pelaporan.